Cuando se habla de planificación y análisis financiero se hace referencia al proceso de previsión que se desarrolla para el rendimiento de una empresa. Ese proceso se apoya en cuatro actividades claves: elaboración de presupuestos, planificación financiera integrada, informes de gestión y previsión de escenarios.
Durante mucho tiempo, las hojas de cálculo fueron la principal herramienta para dicha actividad y las preferidas del área de finanzas. Sin embargo, hoy en día, sus funciones quedan antiguas: su uso puede traer dificultades a la hora de realizar proyecciones financieras, mucho más en tiempos de incertidumbre. Es por eso, que en la actualidad y en búsqueda de dar un nuevo paso, muchas empresas están dejando atrás las tradicionales hojas de cálculo porque hay nuevas opciones disponibles FP&A, ERP, CRM y BI.
”No todos los desarrollos ofrecen las mismas características. En ese sentido, la mejor opción de entre todas las que ofrece el mercado será aquella que mejor se adapte a cada negocio, considerando la industria y las necesidades. Resulta clave que antes de cualquier implementación se lleven a cabo sesiones de Discovery para conocer los objetivos de la empresa” comenta Juan Pablo Baldoni de Plika, empresa especializada en el tema.
Ahora bien, ¿cuáles son las diferencias entre un FP&A y hojas de cálculo, o frente a softwares como ERP, CRM y BI?
Por una lado, FP&A es un desarrollo orientado a la planificación colaborativa y el análisis de datos con un enfoque financiero que permite simular escenarios futuros, mientras que las herramientas BI puede hacer tanto análisis como informes similares. Sin embargo, un FP&A es un software de trabajo colaborativo que articula datos de la organización con datos externos a fin de obtener pronósticos financieros. Ambos son un complemento entre sí, ya que un BI puede ser nutrido de proyecciones, e información real que ya ha nucleado un FP&A.
Por otro lado, el sistema tecnológico de base de datos ERP sirve para que las empresas manejen de forma optimizada sus informes y operaciones. En otras palabras, por medio de esta se busca tener un registro de las transacciones de una compañía: desde las órdenes de venta y entregas a clientes hasta las trazas contables. Sin embargo, no es tanto un desarrollo de análisis de datos como de almacenamiento, y ahí está la gran diferencia con un FP&A.
Otra alternativa tecnológica que ayudan a mejorar la productividad y a encontrar nuevas oportunidades de crecimiento organizacional, son los CRM. Si bien no es posible realizar reportes financieros, sí se pueden llevar a cabo con un FP&A. Sin embargo, en el CRM es posible gestionar los posibles nuevos negocios y la relación con los clientes actuales, lo cual permite al FP&A nutrirse de esa información para deducir posibles escenarios de crecimiento en ventas que la empresa pueda tener y el logro de las metas comerciales reales.
“La solución adecuada evita los errores más comunes de las hojas de cálculo y saltea problemas de inconsistencia en los datos. Con ello, aumenta la eficiencia del proceso y se revaloriza la tarea del equipo”, finalizan desde Pilka.
